Core-ES fortalece gestão documental com apoio técnico especializado

O projeto de gestão documental e digitalização do acervo do Conselho Regional dos Representantes Comerciais no Estado do Espírito Santo (Core-ES) poderá servir de referência para uma iniciativa de abrangência nacional no Sistema Confere/Cores. No dia 27 de outubro, o presidente do Conselho Federal dos Representantes Comerciais (Confere), Archimedes Cavalcanti Júnior, e o diretor-tesoureiro Hely Ricardo de Lima, participaram de uma reunião na sede do Regional, em Vitória, para conhecer a estrutura e os procedimentos adotados no trabalho desenvolvido em parceria com a Associação de Centro de Treinamento de Educação Física Especial (CETEFE).

Durante o encontro, representantes da CETEFE apresentaram a metodologia de organização, tratamento arquivístico e digitalização dos documentos, além da estrutura técnica e operacional utilizada na execução dos serviços. A reunião também abriu espaço para avaliar a possibilidade de uma contratação de abrangência nacional, que permita estender soluções de gestão documental aos Conselhos Regionais que integram o Sistema Confere/Cores.

A proposta está em fase de avaliação e representa uma oportunidade de ampliar a padronização dos procedimentos, fortalecer a segurança das informações e modernizar a gestão dos acervos institucionais em âmbito nacional.

Modernização da gestão documental

O Core-ES vem desenvolvendo, ao longo dos anos, ações voltadas à organização e à preservação de seu patrimônio documental. O trabalho ganhou uma nova dimensão com o apoio especializado da CETEFE, entidade sem fins lucrativos que atua na inclusão socioprofissional de pessoas com deficiência.

O acervo físico do Conselho reúne aproximadamente 130 metros lineares de documentos, distribuídos em 928 caixas, que somam mais de 740 mil páginas. O projeto contempla desde o diagnóstico e a classificação dos documentos até o tratamento arquivístico, a digitalização e a organização das informações em ambiente eletrônico.

A iniciativa vai além da conversão de documentos físicos em arquivos digitais. O trabalho inclui o aprimoramento de instrumentos técnicos, como o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, fundamentais para estabelecer critérios de guarda, avaliação e destinação documental, conforme as normas arquivísticas aplicáveis.

Na etapa operacional, os documentos passam por triagem, classificação, ordenação e acondicionamento em caixas identificadas. Os registros de guarda permanente são digitalizados em cores, com resolução de 300 dpi, e submetidos à tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que permite localizar informações por meio de pesquisas textuais.

Os documentos relacionados aos registros profissionais dos representantes comerciais são vinculados aos respectivos cadastros no sistema Gerenti, utilizado pelo Core-ES. Já os demais arquivos digitais são organizados na rede institucional, de acordo com os critérios de classificação estabelecidos.

Para o presidente do Core-ES, Marcelo Marino Simonetti, a iniciativa representa um avanço na administração do Conselho e na preservação de sua história.

“Organizar e preservar os documentos é investir na memória institucional e, ao mesmo tempo, aprimorar a administração do Conselho. O projeto contribui para que as informações sejam localizadas com mais facilidade, que os procedimentos ganhem eficiência e que o acervo seja preservado de forma adequada para as próximas gerações”, destaca Simonetti.

Capacitação e aprimoramento contínuo

A evolução da gestão documental no Core-ES também está relacionada ao investimento em capacitação técnica.

Em dezembro de 2024, a gerente-geral do Regional, Fernanda Pianca, participou da Oficina de Procedimentos para Eliminação Responsável de Documentos, ministrada pela Coordenadoria de Gestão Documental do Arquivo Nacional, em uma oportunidade de capacitação promovida pelo Confere para os colaboradores do Sistema Confere/Cores.

A formação abordou aspectos normativos e procedimentos técnicos relacionados à gestão documental, contribuindo para o aperfeiçoamento das práticas adotadas pelo Conselho.

Segundo Fernanda Pianca, a parceria com a CETEFE dá continuidade a esse processo e permite avançar na organização do acervo, na rastreabilidade dos documentos e na recuperação das informações.

“O Core-ES vem investindo na organização e na preservação de seu acervo documental, reconhecendo a importância desse trabalho para a memória institucional e para a eficiência administrativa. A capacitação e a busca por conhecimento técnico foram etapas importantes dessa trajetória. Agora, com o suporte especializado da CETEFE, temos a oportunidade de avançar nesse processo, aperfeiçoando a classificação, a rastreabilidade e a recuperação das informações, além de otimizar os espaços físicos de armazenamento e assegurar o tratamento adequado aos documentos de guarda permanente e aos arquivos relacionados às atividades-meio. Essa parceria também contribui para que nossa equipe concentre mais esforços nas atividades estratégicas e finalísticas do Conselho, especialmente no atendimento aos representantes comerciais e à sociedade”, afirma.

Inclusão socioprofissional como diferencial

Além dos benefícios administrativos, o projeto se destaca por associar a modernização da gestão pública à inclusão de pessoas com deficiência no mercado de trabalho.

Os serviços são executados majoritariamente por profissionais com deficiência, que atuam nas etapas operacionais com acompanhamento técnico e suporte especializado.

A estrutura disponibilizada pela CETEFE inclui supervisor intérprete de Libras, profissionais de Arquivologia e uma equipe multidisciplinar formada por psicóloga, assistente social e pedagogos. O modelo contempla capacitação contínua, acessibilidade e acompanhamento profissional, favorecendo a autonomia e o desenvolvimento dos trabalhadores.

A contratação da entidade pelo Core-ES tem como fundamento o artigo 75, inciso XIV, da Lei nº 14.133/2021, dispositivo que prevê hipótese específica de dispensa de licitação para contratação de associação de pessoas com deficiência, observados os requisitos legais.

O projeto também adota procedimentos de segurança da informação e proteção de dados pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Entre as medidas estão a assinatura de termos de confidencialidade pelos integrantes da equipe e a adoção de cuidados específicos no tratamento dos documentos.

Perspectiva de expansão para o Sistema Confere/Cores

A apresentação realizada em 27 de outubro é um passo na avaliação de soluções que possam atender às necessidades de gestão documental dos Conselhos Regionais em diferentes estados.

A experiência desenvolvida no Espírito Santo permite observar, na prática, a aplicação de procedimentos técnicos de organização, digitalização e recuperação de documentos, além de um modelo de execução que incorpora responsabilidade social.

A eventual ampliação da iniciativa para o Sistema Confere/Cores dependerá de estudos técnicos, levantamento das necessidades das entidades e avaliação da viabilidade jurídica, administrativa e orçamentária de uma contratação nacional.

A discussão reforça a importância da cooperação entre o Conselho Federal e os Regionais na busca por soluções que promovam eficiência administrativa, segurança da informação, preservação da memória institucional e melhoria contínua dos serviços prestados aos representantes comerciais e à sociedade.